Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing zodra jouw bedrijf ("verwerkingsverantwoordelijke") via een bedrijfsaccount in Pytros persoonsgegevens laat verwerken door AVoffice ("verwerker"). Ze maakt automatisch onderdeel uit van de Gebruiksvoorwaarden en hoeft niet apart ondertekend te worden, tenzij je bedrijf daar zelf om vraagt — mail dan naar info@avoffice.nl.

AVoffice verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van jouw bedrijf, voor het leveren van Pytros, en niet voor eigen doeleinden. Deze overeenkomst geldt zolang je bedrijfsaccount actief is en eindigt automatisch zodra dat account (en de bijbehorende gegevens) is verwijderd.

Doel: het aanbieden van de functionaliteit van Pytros (o.a. klant-, leveranciers- en personeelsbeheer, facturatie, offertes, opdrachten en planning). Categorieën betrokkenen: klanten en contactpersonen, leveranciers, medewerkers van jouw bedrijf. Categorieën gegevens: naam, contactgegevens, adresgegevens, financiële/facturatiegegevens, en — voor zover je dat zelf invult in personeelsdossiers — functie, contract- en salarisgegevens, geboortedatum en noodcontactgegevens. AVoffice verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheids- of BSN-gegevens) tenzij jij die zelf, buiten de daarvoor bedoelde velden om, in een vrij tekstveld invoert — doe dat alleen als dat noodzakelijk is.

AVoffice: - verwerkt persoonsgegevens alleen op basis van deze overeenkomst en de instructies die volgen uit het normale gebruik van Pytros; - legt geheimhouding op aan iedereen die namens AVoffice toegang heeft tot de gegevens; - treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen (zie het artikel hieronder over beveiliging); - meldt een (vermoeden van een) datalek zonder onnodige vertraging, en in elk geval binnen 48 uur nadat AVoffice hiervan op de hoogte is, aan jou als verwerkingsverantwoordelijke; - verleent redelijke bijstand bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering) en bij een eventuele DPIA, voor zover dat binnen de mogelijkheden van Pytros ligt.

AVoffice schakelt Supabase in als subverwerker voor hosting, database en bestandsopslag, met het project ingesteld op een EU-regio. AVoffice mag nieuwe subverwerkers inschakelen en informeert je bedrijf daarover vooraf; je kunt binnen een redelijke termijn bezwaar maken, waarna we samen naar een oplossing zoeken.

- Versleuteling van gegevens onderweg en in opslag. - Rolgebaseerde toegang binnen elk bedrijfsaccount (Row Level Security), waardoor bijvoorbeeld personeelsdossiers alleen toegankelijk zijn voor een Owner of Admin van dat bedrijf. - Gehashte wachtwoordopslag. - Toegang tot productiesystemen beperkt tot wat nodig is voor het onderhouden van Pytros.

Op redelijk verzoek geeft AVoffice inzicht in de getroffen beveiligingsmaatregelen. Een audit ter plaatse vindt alleen plaats na voorafgaand overleg over reikwijdte, tijdstip en kosten, en niet vaker dan eens per jaar tenzij er een concrete aanleiding is (bijvoorbeeld een datalek).

Via Instellingen > Back-up kun je op elk moment een volledige export van je bedrijfsgegevens maken. Na beëindiging van je bedrijfsaccount worden de gegevens verwijderd zoals beschreven in de Privacyverklaring (30 dagen prullenbak, daarna definitieve verwijdering), tenzij een wettelijke bewaarplicht langer bewaren vereist.

Voor aansprakelijkheid, toepasselijk recht en de bevoegde rechter gelden de bepalingen uit de Gebruiksvoorwaarden. Bij tegenstrijdigheid tussen deze verwerkersovereenkomst en de Gebruiksvoorwaarden over de verwerking van persoonsgegevens, gaat deze verwerkersovereenkomst voor.